年賀状

暑中見舞いを取引先に出す際の書き方と例文!

■暑中見舞いの役割を考えよう
1年の中で最も暑くなる季節に、相手の健康を気遣うために送るのが暑中見舞いです。
始まったのは江戸時代ですが、お世話になった人の家に贈答品を持って挨拶回りをしたのが郵便に変わったものです。
当時日本では、1年を2つの時期に分けて生活をしていました。
それがおそらく日本人なら耳にしたことがある、盆と正月(暮れ)という言葉です。
つまり盆は当時年の大きな節目だったために、お世話になった相手に挨拶をする風習が生まれました。
そのため現代のビジネスシーンにおいても、年の後半をまたよろしくお願いしますという意味で暑中見舞いを出すのは大事なことと言えるでしょう。
郵便に変わったのは明治時代以降で、制度が整えられたことではがきが普及し、遠方に対しても手軽に挨拶ができるようになったことがきっかけです。
暑中見舞いを送る時期は小暑から立秋の前までが適切と言われていて、現在では7月7日~8月7日あたりが該当する時期になります。
これを過ぎると残暑見舞いになると考えれば良いでしょう。
もし暑中見舞いをもらっていて、返事が遅くなってしまう場合にも、残暑見舞いという扱いで送るのが適しています。

■取引先へ出す暑中見舞いの基本構成
取引先へ出す暑中見舞いの構成は、以下の内容が一般的です。
1.定型文
2.挨拶文
3.営業文
4.締め
5.年月
これが以上となります。
定型文は誰もが知る通り、暑中お見舞い申し上げます、という1文でOKです。
次の挨拶文は基本的に時候の挨拶になりますので、連日暑いことなどその時の環境に合わせて書くと良いでしょう。
次の営業文ですが、特にセールスするものがあればそれに触れても良いでしょう。
何もない場合には、変わらず営業していることを書けば問題ありません。
締めはビジネスの定型文で、今後のお付き合いを変わらずお願いしたい旨を書けば良いです。
年月は詳しい月日を書く必要はなく、年と月、もしくは盛夏という書き方でもスマートです。

■ビジネスシーンに合う文例
それでは、取引先に出すのに適した文例を挙げてみましょう。
「暑中お見舞い申し上げます。
平素は格別のご配慮を賜り厚く御礼申し上げます。
このところ厳しい暑さが続いておりますが、ご健勝のこととお慶び申し上げます。
当店も暑さに負けぬよう営業しておりますので、何かご要望がございましたらご相談頂ければ幸いです。
今後とも一層ご愛顧頂けますようお願い申し上げます。
平成〇〇年 盛夏」
こうした文章を利用して、会社の休業期間を知らせるという方法もよくあります。
例えば、「誠に勝手ながら、当社は以下の期間を夏季休業とさせていただきます。
夏季休業:〇月〇日(△)~〇月〇日(△)
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。」
こうした案内は締めの前に入れると良いでしょう。
もし夏季休業を設けていないのであれば、夏の期間も休みなく営業しております、と書くのも良い方法です。

■個人の顧客向けに送る場合の文例
店舗など個人の顧客向けにサービスを行っている企業であれば、取引先だけでなく個人客に向けて暑中見舞いを出すのも良い方法です。
その場合は、構成は前述の内容とほぼ変わりませんが、もう少し親しみやすさを覚える内容にするのがおすすめです。
文例を挙げてみましょう。
「暑中お見舞い申し上げます。
いつも格別のお引き立て誠にありがとうございます。
連日暑い日が続いておりますが、○様(顧客名)はいかがお過ごしでしょうか。
当店は夏の期間も営業しておりますので、是非ご来店をお待ちいたしております。
まだまだ猛暑が続きますので、くれぐれもご自愛下さい。
今後とも変わらぬご厚情を賜りますようよろしくお願い申し上げます。
平成〇〇年 盛夏」
ポイントは、定型文ではあるものの、相手の個人名を入れて呼びかけることです。
会社で共通はがきを印刷するところが多いでしょうが、出来ればスタッフが手書きで添え書きを書くと良いでしょう。
ほんの一言のメッセージで構いませんので、例えば、
・またお目にかかれるのを楽しみにしています。
・何かございましたらお気軽にご相談下さい。
・お近くにお越しの際は是非お立ち寄りください。
といった内容で好感度はかなり上がるでしょう。

■最近はメールでの挨拶も
暑中見舞いは、はがきだからこそ、手間とコストがかかる丁寧な挨拶と捉えられる傾向があります。
とは言っても、会社の方針によってはメールを選択するケースもあるでしょうし、現代らしいとも言えます。
特に毎週のように顔を合わせる取引先の担当者同士なら、わざわざはがきを出すのもかえって距離を感じてしまう場合もあります。
現在取引が頻繁にある相手、IT関連企業など、やり取りが全てネットワークで行われている会社同士なら、メールのほうが無難な場合もあります。
メールの場合には、まず件名で暑中見舞いであることが分かるようにしましょう。
社名と自分の氏名も入れることが大切です。
はがきで出す時も長文にはしませんが、メールも長くは書かないようにしましょう。
出すタイミングは、はがきと同じですので、暑中見舞いなのか残暑見舞いなのかちゃんと判断してください。